Webディレクター8年目の「さけびん」です。

Webディレクターのタスクってめっちゃ多くて大変ですよね？

ぱっと思い浮かぶだけでこれくらいあります。

しかしタスクを適当にやると、あとで炎上につながったり、エンジニアやデザイナーとの関係が悪化するので、気が抜けません。

結果、残業の毎日で、下手すると終電を逃して会社に宿泊……。

そんな方も多いのではないでしょうか。

私も昔、朝の7時に出社して夜の12時過ぎの終電で帰る日々を3ヶ月ほど過ごしていたことがありました。

あの頃は辛かったなぁ……（遠い目）

しかし、自分を俯瞰して見た時に、いくつか解決方法があることに気づいたのです。

それを実践したら、なんと遅くとも20時に帰れるほどに業務量が改善！

しかもストレスが無くなったから、ちょっとやせました笑

というわけで、Webディレクター8年目の私が実践した「残業をなくすための方法」を具体的に解説していきます。

タスク量が多すぎないかチェックする

「自分のタスク量が多い！」と確信が持てる人は非常に少ないです。

私も最初、そこがわからずに自分を責めてばかりでした……あとになって「仕事量が多すぎる」ことが分かったんですけどね。

そんな方のために、タスク量のチェックリストを作ったので、ぜひやってみてください。

チェックが2つ以上ある方は、タスク量が多すぎます。

そんな方のために、タスクの量を減らす方法が3つあります。

1：上司とタスクの棚卸しをする

忙しくなるとつい全体の俯瞰を忘れてしまって、本来はやるべきではない自分のタスクを抱えてしまうのはよくあること。

私もディレクター4年目くらいまでは、勝手にタスクを抱えてイライラしすぎて毎日飲み歩く……なんて日々を送っていました笑

でも自分のTODOを1度棚卸しすると「あ、これ自分がやらなくて良いじゃん」と気づいて、心とタスクが一気に軽くなります。

その壁打ち相手としては、上司が良いでしょう。

チームメンバーを壁打ち相手にすると、「自分にタスクが振ってくるのイヤだな…」と考えて、ちゃんと棚卸しができない場合があるからです。

その点、上司は「プロジェクトの失敗＝評価ダウン」なので、フラットにタスクの棚卸しをしてくれます。

2：チームメンバーにタスクの相談をする

自分でタスクの棚卸しができるタイプの人は、他の人に渡せるタスクをチームメンバーと分担してみましょう。

その時に大事なのは、困っていることを正直に伝えること。

あ、いきなりタスクを振っちゃダメですよ。

「え？忙しいんですけど」と反発されて終わってしまいます。

素直に今の状態をオープンにして相談をすると、背景を理解して「そんなに大変なら、やっても良いよ」と了承してくださる可能性が高まります。

補足：相談を聞いてもらいやすくするために

相談をした時にすんなり聞いてもらうために、普段からチームメンバーの方が困っていたらサポートをしましょう。

すると、あなたへの信頼が高まって、「いつも助けてもらっている恩返しで引き受けよう！」と思ってもらいやすくなりますよ。

3：上司にチームメンバーの増員を相談する

素直に「人が足りない」と相談してみましょう。

「人を増やすとか、無理だよな……」と思っていても、意外と予算的に人を採用する余裕があったり、たまたま他のチームで人が余っていることを上司が知っていることは、けっこう多いです。

特にベンチャーであるほど、スピード感があるがゆえに、ふとした瞬間に人が余ったりすることもしばしば。

なので遠慮せずに言ってみましょう。

補足：上司やメンバーに相談しづらい場合は？

「うちの上司、自分のことばっかり考えて、まったく部下のことを考えてくれない…」

「うちのチームメンバー、相談に乗ってくれる雰囲気じゃないんだよなぁ…」

そんな職場もあると思います。

その場合は、同じプロジェクトに関わっていない、信用できる同僚や先輩に壁打ち相手になってもらうのも良いです。

誰かに話すことで自分のことが整理されることってありませんか？その状態をわざと作り出すのです。

また同じプロジェクトに関わっていると、その人のメリットになるように整理されてしまうこともあるので、利害関係のない同僚や先輩が良いでしょう。

チームメンバーのスキルをチェックする

タスク量が多いのは、自分だけのせいではなく、チームメンバーに根本原因があることもあります。

そこで、一緒にプロジェクトを進めているエンジニアやデザイナーのスキルがどれくらいかをチェックしてみましょう。

主に下記の3点について確認してみてください。

1：「ほうれんそう」ができているか？

報告・連絡・相談、略して「ほうれんそう」ができるかどうかは、開発やデザインのスキル以上に重要です。

例えば振られたタスクが期日までに終わりそうにない場合に、ちゃんとアラートを飛ばすことができない場合、その人は要注意人物です。

進捗どおりに進んでいると思ったら「すいません、できていません」…といった悪夢が発生します。

そして進捗をリカバリーするために、チームメンバーを調整したりクライアントと調整したり……と余計なタスクが生まれてしまうのです。

なのであなたのタスクが多い原因が「チームメンバーのほうれんそう不足」にある可能性は非常に高いので、気をつけてください。

2：進捗に遅れはないか？

例えほうれんそうができていたとしても、しょっちゅう進捗が遅れる人がいる場合は注意が必要です。

進捗が遅れたら、その場合もスケジュールやリソースの調整が必要になるため、タスクが増える要因になり得ます。

進捗遅れの原因は「タスク量の過多」か「スキル不足」によるものが多いです。

タスク量が過多の場合は、自分が振るタスクの量を調整できないか、他の人に振れないかを考えてみましょう。

「スキル不足」の場合は、チームメンバーの変更や追加を上司に相談すると良いですよ。

3：アウトプットの質は高いか？

ほうれんそうもちゃんとしている。進捗も遅れない。

でもアウトプットの質が低くて差し戻しが多いのであれば、意味がありません。

ちょっとしたミスが多いようであれば、チームメンバーと一緒にチェック項目をつくって運用をする形が良いでしょう。

そもそも基礎的なスキルがないことによる質の低さであれば、よりスキルの高いメンバーに指導してもらったり、チェックをしてもらう体制を整える調整を上司としていくことをおすすめします。

前提として、アウトプットの質が高いかどうかを見定める「目」がディレクターには必要になります。

そのため、エンジニアリングやデザインについての基礎的な知識を身につけていきましょう。

補足：メンバーの変更・追加が無理でも、せめて上司にフィードバックを

「そんなこと言ったって、うちの会社にはもう人がいないんだよ！」

わかります、その思い。私もそう叫んだのは1度や2度じゃありません……。

この問題はすぐ解決しないのですが、上司に実情をフィードバックしましょう。

上司は現場の状況を理解していないものです。

フィードバックをすることで、上司の中で採用計画が変わったり、他のチームで空きが出た時に調整してくれる可能性が出てきます。

なので上司にフィードバックをするだけで、事態が好転する可能性はあります。

打てる手は打っていきましょう！

自分のスキルをチェックする

自分自身のスキルもチェックしてみましょう。

ここでは主に下記の3つの観点でチェックしてください。

1：自分のタスク管理はできているか？

自分のタスクが管理できなければ、人のタスクや進捗の管理もできるはずがありません。

タスク管理が出来ていないと、チームメンバーから「あれ、どうなったんですか？」と聞かれていたら、黄色信号です。

また、今日は何のタスクをやって、明日何のタスクをやるべきかわからない場合も危険です。

自分のタスク管理の方法を見直しましょう。

基本的には以下の2つをやるべきです。

これをやると、自分のタスクがとても時間内に終わらない、と自己認識することが出来ます。

見える化、大事です。

2：進捗管理はできているか？

チームメンバーのタスクはすべて把握できているでしょうか。

タスクが把握できていないと、想定外のタスクが大量に発生して、スケジュールが決まっている場合は働く時間を増やさざるを得ない…という事態に陥ってしまいます。

そこが把握できていないようであれば、すぐにタスクを洗い出しましょう。

そのあと、ウォーターフォールであればスケジュールを切るべきですし、スクラムであればスプリント設計をして進めていく必要があります。

それぞれどういった概念なのか？具体的にどのようにすべきなのかを学び、正しく進捗管理をすることは非常に重要です。

▼ウォーターフォールについて学ぶためにおすすめの本

なぜ、システム開発は必ずモメるのか？

▼スクラムについて学ぶためにおすすめの本

SCRUM BOOT CAMP THE BOOK

3：チームメンバーとのコミュニケーションは適切か？

例えば進捗管理はどの頻度で行っているでしょうか？

その頻度は適切でしょうか？

1人1人と深く話す機会はあるでしょうか？

チャットのみでの会話になっていませんか？

このあたりが不十分だと連絡が十分に取れておらず、タスクを認識していなかったり、期日を失念してタスクが進まないということは多々あります。

このあたりは自分のコミュニケーション設計のスキル次第なので、不足している部分については改めて考え直してみましょう。

進捗管理の方法や頻度は、ウォーターフォールなのかスクラムなのかで全く変わりますので、参考書を読んでそれをそのまま実践することをおすすめします。

またチームメンバーとの1on1は、私個人としては必須だと考えています。

深く話すことでチームメンバーの価値観や困っていることを知り、そこを助ける動きを普段からしていくことで、メンバーが働きやすい環境を作れば、自分が他の人のタスクをカバーしたり調整をする必要が少なくなります。

また対面をすることで、顔の表情や言動から気持ちが垣間見れることもあるので、全てではないにしろ少なくとも1日1回は顔を見るように務めると良いでしょう。

環境（PC、ツール、労働環境）を見直す

働く環境を見直すことも、自分のタスクを減らす時においておざなりにできません。

特に以下の3点について確認してみましょう。

PCは使いづらくないか？

例えばPCで50KB前後の軽めのエクセルファイルをダブルクリックしてから開くまでに何秒かかりますか？

7秒で開かない場合は、PCを替えたほうが良いかもしれません。

もしインフラ担当の方がいらっしゃる場合はその方にPCを軽くしていただいたり、新しいPCに替えていただくように調整しましょう。

また、普段からPCを変更してもすぐに仕事が進められるように、なるべくクラウド上にすべてを置いておくように意識しておくと非常に良いです。

ツールは外からも見ることができるか？

社内でしか仕事ができないようなITツールを使っている場合は、社外でも見られるようなクラウドサービスの導入をしていきましょう。

社内のインフラチームの方に相談すると良いです。

GoogleのG SuiteやSlackなど、最初は無料で使えるツールもたくさんあります。

いきなり全社導入せずとも、プロジェクトメンバーだけに使わせてもらえないか…と交渉すると、通ることも多いですよ。

働く場所に制限はないか？

ディレクターも企画を考えたりアイデアを思いつくためには、できるだけ自由な環境で働けるべきです。

なので時々外で仕事をしたり、机を変えてみる余地が必要です。

そういった場所の制限がないか、外で仕事することが気軽にできるのかは確認してみてください。

まとめ

自分のタスク量、チームメンバーのスキル、労働環境についてチェックをしてみると、労働時間は劇的に下げられます。

「なかなか忙しくて、自分のタスク状況を整理する時間がないよ…」という方も、1時間だけで良いので整理する時間を取ってみてください。

きっとタスク量を減らすヒントが見つかりますよ！