人に仕事を振るときに、雑に説明するだけの人って本当に多いです。
例えば・・・。
A「これ、明日までにやっといて」
B「（え、やるって何をやるんだろう…）はい、わかりました…」
（次の日）
B「やりました！」
A「いや、こういうことじゃないんだよね〜。ここをこうして…」
B「（だったら最初から言えよ…）」
こういう光景は日常茶飯事で嫌になっちゃいますよね。
しかし、こう書くとAさんが一方的に悪いようにも見えますが、この場合Bさんも自発的に仕事の内容を詳細に聞く必要がありました。
なのでどちらも反省すべき点があります。
では、Bさんは何を聞くべきだったのか？
今日はそんな、仕事の依頼者も仕事を頼まれる側も覚えておくべき、仕事に必要な5つの要素をご紹介します。
1：この仕事の目的は何か？
何のためにこの仕事をする必要があるのかを明確にする必要があります。
分かりやすい例で言うと、社内の人のための説明資料を作る場合は、社内だけで通じる言葉を資料に使っても問題ありません。
しかし社外の人のための説明資料を作る場合は、誰でもわかる言葉を使う必要があります。
このように目的が共有されないと、細かい部分でズレが生じて、仕事のクオリティに支障をきたします。
2：最終的に何をどれくらいのクオリティで作るのか？
まず何を作るのかがハッキリしないと、悲劇が生まれます。
B「頑張って作りました！」
A「あ、作ってほしかったのは調査データじゃなくて最終のプレゼン資料だったんだけど……」
B「ええっ！？（せっかく徹夜して作ったのに…）」
まぁ、この会社は徹夜している時点でヤバイですが、それは置いといて、何を作るかがずれると作業がすべて無駄になる可能性もあります。
また例えば手書きレベルで良かったのに、しっかりと資料を作ってしまうなど、どれくらいのクオリティのものを作るのかがずれても無駄な工数が発生してしまいます。
なので何をどれくらいのクオリティで作るのかは必ず認識をあわせておきましょう。
3：リソースは何が使えるのか？
「ヒト・モノ・カネ」はどれくらい使えるのかも確認しましょう。
例えば予算が100万円だったのに10万円しか使わないでクオリティが低いものができあがったら、確実に怒られるわけです。
逆に過剰に専門職の方の人的リソースを使いすぎてももったいないですよね。
どのリソースの範囲で作業をすべきなのかは明確にしましょう。
4：この仕事の関係者は誰か？
これは特に他社と仕事をするときには必ず気にしておいたほうが良いです。
例えば仕事を受注して納品したあとに「ちょっと法務からNGが出まして…」と、今まで関わっていなかった関係者が突然登場することってよくあります。
なので仕事を始めるときに誰が関わる可能性があるかを洗い出しておきましょう。
他社がいる仕事やプロジェクトの場合も、最初に一緒にすり合わせることが大事です。
5：スケジュールはどれくらいなのか？
この仕事はいつまでにやらなければいけないのかがハッキリしないと、仕事の優先度が決めづらくなります。
これは明日までなのか、1週間後までなのかによって仕事の進め方はまったく変わってしまいます。
割とこのあたりを共有せずに仕事を振ってしまい、「あの資料、いつできる？」「え、まだやってませんけど」みたいなやり取りが発生しがちです。
フォーマットを作って仕事のやり取りをするのがおすすめ
こういったことを防ぐために、仕事を振ったり振られたりした時に使えるフォーマットを用意すると良いでしょう。
例えばこんな感じ。
・目的
・最終成果物
・最終成果物の詳細（クオリティ等）
・リソース
- ヒト
- モノ
- カネ
・関係者
・スケジュール
これを使うことで、格段に認識のズレがなくなります。
「仕事の問題地図」がおすすめ
仕事で悩む人には、沢渡あまねさんの「仕事の問題地図」が非常におすすめです。
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ぜひ読んでみてください。
少し話題がずれましたが、この5要素を駆使して、仕事のストレスを減らしていきましょう！
